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HORECA Africa Business Week

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Parcours & Process

Comment se déroule votre participation

Exposant, visiteur professionnel, sponsor ou organisateur : chaque parcours est décrit étape par étape, du premier clic à la facture.

Réservation de stand

Les 7 étapes de la réservation

Un process 100 % traçable. Tous les prix affichés sont hors TVA. Le devis précise exactement ce que l'exposant achète et à quel prix ; le contrat, document distinct, encadre la relation entre l'exposant et l'organisateur.

01

Choix du stand

L'exposant sélectionne son format (6, 9, 12 ou 18 m²) et son emplacement sur le plan de salle du Novotel Dakar, selon les disponibilités en temps réel.

02

Devis automatique

Un devis nominatif est généré instantanément : surface, équipements, badges, options (mobilier, électricité, enseigne), montant HT, TVA applicable et total TTC. Validité 15 jours.

03

Lecture du contrat

Le contrat d'exposition (ou de partenariat pour un sponsor) est présenté en ligne. Il encadre la relation juridique : obligations, planning, assurance, annulation. Il reste distinct du devis.

04

Acceptation électronique

Signature électronique horodatée avec case d'acceptation des conditions générales. Un exemplaire signé est envoyé par e-mail aux deux parties.

05

Paiement

Acompte de 50 % à la signature, solde à J-30. Wave, Orange Money (+221 77 542 82 35), virement bancaire ou carte internationale. Une référence unique est générée.

06

Confirmation de réservation

Dès encaissement, le stand passe au statut « confirmé » : numéro d'emplacement attribué, badges édités, fiche annuaire et Business Matching activés.

07

Facture & reçu

Facture définitive HT/TTC et reçu de paiement émis automatiquement, téléchargeables depuis l'espace exposant et archivés pour votre comptabilité.

Devis ≠ Contrat

Le devis est commercial : surface, options, prix HT, TVA, total. Le contrat est juridique : droits, obligations, assurance, annulation. Les deux documents sont signés séparément.

Lire le contrat type →
Les 4 parcours

Chacun son chemin, un seul objectif : le business

Parcours exposant

De la candidature au retour sur investissement

  • 1Candidature en ligne : activité, marques distribuées, marchés visés.
  • 2Validation sectorielle par le comité sous 72 h (équilibre des secteurs).
  • 3Choix du stand, devis, contrat, signature, paiement, confirmation, facture.
  • 4Création de la fiche exposant publique (logo, catalogue, contacts, vidéo).
  • 5Ouverture du Business Matching : réception et envoi de demandes de RDV.
  • 6Montage J-1, accueil et briefing exposants le J1 à 08:00.
  • 72 jours de rendez-vous qualifiés, ateliers et Speed Networking.
  • 8Bilan post-salon : leads exportés, statistiques de RDV, relance J+7.
Réserver un stand

Parcours visiteur professionnel

Un accès qualifié, pas une simple entrée

  • 1Inscription en ligne avec justification de l'activité professionnelle.
  • 2Achat du billet : 30 000 FCFA professionnel, 10 000 FCFA étudiant/jeune diplômé (HT).
  • 3Paiement Wave, Orange Money, virement ou carte — référence unique générée.
  • 4Réception du e-billet et du badge QR nominatif par e-mail.
  • 5Complétion du profil matching : « je recherche » / « je propose ».
  • 6Demandes de RDV auprès des exposants (5 demandes pour un visiteur pro).
  • 7Sur place : scan du badge à l'accueil, accès conférences et salon.
  • 8Après l'événement : contacts exportés en vCard/CSV et accès aux replays.
Acheter un billet

Parcours sponsor / partenaire

Une visibilité contractualisée et mesurée

  • 1Prise de contact et qualification des objectifs de marque.
  • 2Proposition d'un pack (Platine, Or, Argent, Bronze, Institutionnel, Officiel).
  • 3Devis détaillé des activations : naming, scène, lounge VIP, awards, goodies.
  • 4Contrat de partenariat : droits d'image, exclusivités, calendrier de livraison.
  • 5Signature électronique puis paiement selon l'échéancier convenu.
  • 6Livraison des éléments de marque (logo vectoriel, textes, visuels).
  • 7Déploiement : site officiel, supports imprimés, signalétique, prises de parole.
  • 8Rapport de visibilité post-événement : impressions, RDV générés, retombées presse.
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Parcours organisateur

Le pilotage côté Demba Conciergerie Services Africa

  • 1Définition du plan de salle, des quotas sectoriels et de la grille tarifaire HT.
  • 2Ouverture des inscriptions, émission automatisée des devis et contrats.
  • 3Validation des candidatures exposants, sponsors et hosted buyers.
  • 4Suivi des paiements : statut, relances, rapprochement des références.
  • 5Allocation des créneaux et des tables de Business Matching.
  • 6Coordination logistique : montage, restauration, sécurité, protocole.
  • 7Pilotage en direct : check-in badges, taux de présence, no-shows.
  • 8Reporting final : chiffre d'affaires, RDV réalisés, satisfaction, exports comptables.
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